Digitaal Doorstroomdossier

Efficiënt doorstroomdossiers vullen en overdragen
Om er voor te zorgen dat de overstap naar het mbo goed verloopt, maken scholen gebruik van het Digitaal Doorstroomdossier (DDD). Dit is hét dossier met alle relevante gegevens voor de doorstroom naar het middelbaar beroepsonderwijs. Dankzij dit digitale dossier is het verzamelen en overdragen van gegevens tussen leerling, vo en mbo vele malen sneller, gemakkelijker en effectiever geworden. Bovendien creëert het dossier uniformiteit in de aanmeldingen, omdat elke leerling binnenkomt met dezelfde set aan gegevens.

Hoe werkt het Digitaal Doorstroomdossier?

Het Digitaal Doorstroomdossier bestaat uit een aantal delen. Het belangrijkste gedeelte wordt gevuld door de scholier. Hierin verstrekt de leerling onder andere informatie over zijn persoonlijke gegevens, schoolloopbaan, stage- of werkervaring en hoe hij zich voorbereid heeft op zijn opleidingskeuze. Ook vult de scholier in welke extra ondersteuning hij nodig heeft bij het volgen van onderwijs. Om het dossier compleet te maken vult de mentor of zorgcoördinator het tweede deel in, met een advies over de keuze van de leerling. Als laatste vult de scholier, als het dossier volledig is ingevuld,  een akkoordverklaring in en wordt het DDD doorgestuurd naar het mbo. Voor mbo’s biedt dit dossier hét handvat voor de intakeprocedure en plaatsing van de betreffende scholier. Indien gewenst kan het Digitaal doorstroomdossier tevens fungeren als aanmelding.

De scholier vult het DDD online

Veel leerlingen beginnen met het DDD in hun mentorklas op het vo, als ze van hun mentor de activatiegegevens krijgen om aan de slag te gaan. Ook kan het mbo de leerling de benodigde informatie verstrekken om het DDD te gaan vullen. Het doorstroomdossier is dus geschikt voor iedereen die zich aanmeldt op het mbo. Leerlingen vullen het hele dossier digitaal in en zijn eigenaar van hun eigen dossier. Pas na het ondertekenen van een akkoordverklaring door de leerling wordt het dossier gedeeld met het mbo van hun keuze. Bij scholieren jonger dan 18 jaar wordt de akkoordverklaring samen met hun ouders ondertekend.

Het vo vult aan met LOB-informatie en advies

Voor mentoren (en zorgcoördinatoren) biedt het DDD volledig inzicht in de informatieoverdracht van hun leerlingen. De mentor verstrekt de informatie aan de leerlingen om te starten met het DDD en helpt de leerling op weg. Door de mentor of zorgcoördinator wordt vervolgens het tweede deel van het dossier gevuld, met extra informatie over de scholier en een advies over de studiekeuze. Het proces is zo ingericht dat het overdragen van het doorstroomdossier snel, eenvoudig en effectief geregeld kan worden voor alle leerlingen.

Het mbo heeft direct online inzicht in het DDD

Aan de hand van het Digitaal Doorstroomdossier kan het MBO een goede en kwalitatieve informatieoverdracht rondom de aanmelding organiseren. In het DDD worden alle gegevens gevraagd die voor een mbo van belang zijn bij kennismaking met de leerling.  Ook krijgt het mbo belangrijke informatie over de benodigde extra ondersteuning van de student tijdens zijn of haar studie. Waar nodig kan een leerling warm worden overgedragen via het DDD (zie ook hieronder het gedeelte Warme overdracht). Omdat alle gegevensuitwisseling digitaal verloopt, zijn er diverse koppelingen naar wens in te richten met het studentinformatiesysteem of DMS van het mbo. Op die manier draagt het DDD bij aan een optimale informatiestroom in het proces rondom aanmelding en intake.

Warme overdracht

Sommige jongeren hebben extra begeleiding of ondersteuning nodig tijdens hun schoolloopbaan. Een handicap of bijzondere thuissituatie kan daarvan de oorzaak zijn. Zonder zorgoverdracht hebben deze jongeren een verhoogde kans om uit te vallen. Voor hen is een warme overdracht enorm belangrijk, het vergroot namelijk hun kansen bij de vervolgstudie. De Warme Overdracht van Intergrip helpt om regionaal deze overdracht vorm te geven en mogelijk te maken. Binnen het DDD kan de mentor of zorgcoördinator aangeven dat er sprake is van een warme overdracht. Dit signaal komt bij het mbo binnen, zodat na aanmelding een mbo contact kan opnemen met het vo. Via de Warme Overdracht ontvangt het mbo altijd de juiste gegevens van zijn contactpersoon op het vo. Indien gewenst kan ook een ontwikkelingsperspectief (OPP) veilig worden uitgewisseld. Om de voortgang van deze bijzondere overstap goed te blijven monitoren biedt de Warme Overdracht rapportages op diverse niveaus.

Voordelen van Digitaal Doorstroomdossier

ScholierVoMbo
Intuïtieve online toolDigitale overdrachtAlles online inzichtelijk
Handige signaalmailsVoortgang monitorenUniforme dossiers
Inzicht in deel B van mentorkoppeling met Overstap VO-MBOKoppeling met leerlingvolgsysteem mogelijk