Opvallende onderzoeksresultaten Digitaal Doorstroomdossier9 november 2017

Het Digitaal Doorstroomdossier neemt een steeds prominentere plaats in bij de overstap naar het mbo. Inzicht in het proces is belangrijk, zeker met het oog op de naderende 1 april-aanmelding. Intergrip heeft in dat kader een onderzoek uitgevoerd over het schooljaar 2016-2017. De resultaten bieden projectgroepen waardevolle informatie.

Het onderzoek betreft alle ingevulde dossiers die tot 1 juli 2017 bij mbo’s terecht zijn gekomen, in totaal bijna 90.000. Dit hoge aantal is al winst op zich: in de meeste regio’s vult meer dan 90% van de leerlingen het DDD in en het wordt goed opgepakt door zowel vo als mbo.

Het proces van het Digitaal Doorstroomdossier bestaat in de praktijk uit vier stappen:

  • leerling vult deel A in, waarop de docent een seintje ontvangt;
  • docent vo vult deel B in (optioneel bij zij-instromer);
  • leerling geeft akkoord en dossier gaat naar het mbo;
  • het mbo verwerkt het DDD als onderlegger bij het intake-proces.

Analyse

Aan de hand van de beschikbare gegevens is door Intergrip uitgebreid onderzoek gedaan naar de gemiddelde doorlooptijden. Dit heeft onder andere geleid naar het volgende landelijke overzicht met gemiddelde doorlooptijden:

Landelijke gemiddelden in aantal dagen (betreffende complete DDD’s)vo-leerlingenzij-instromersalle leerlingen
In deel A18414
In deel B725
In akkoordverklaring725
Totaal tussen ‘afgerond leerling’ en ‘afgehandeld MBO’13611
Totaal tussen ‘start leerling’ en ‘afgehandeld MBO’441335

 

Per regio is er verder ingezoomd om mogelijke verbeterpunten vast te kunnen stellen.

Algemene conclusies uit het onderzoek

De onderzoeksgegevens laten onder andere verschillen zien in scholen die de aanmelding direct gekoppeld hebben aan het DDD  en ook cijfers rondom zij-instromers zijn opvallend.

Een geïntegreerde aanmelding

  • Het DDD technisch met de aanmelding verbinden, een geïntegreerde aanmelding, levert zichtbaar resultaat op. De dekkingsgraad van het aantal dossiers is hoger en ze worden eerder in het jaar naar het mbo gespeeld.
  • Het zwaartepunt in de start van deel A ligt in de meeste regio’s in januari/februari.

In regio’s die het DDD met de mbo-aanmelding integreren, ligt dit in oktober/november.

  • Het aantal leerlingen dat zich voor 1 maart aanmeld is ook significant hoger bij laatstgenoemde regio’s.

Zij-instromers en late dossiers

  • Er valt nog te winnen voor zij-instromers (zie tabel). Zij hebben meer sturing nodig en zouden bij aanmelding bij het mbo, duidelijk een melding moeten ontvangen van het belang van het DDD en hier digitaal aan herinnerd moeten worden.

25% van de DDD’s na 1 april

  • Na 1 april worden er nog veel DDD’s aangeleverd bij het mbo: 25% van alle DDD’s wordt pas na 1 april aangeboden. Dit percentage zal moeten dalen voor een optimaal resultaat en het ondersteunen van de aanmeldingen vóór 1 april.

Vertragende factoren

  • Een aantal vo-scholen doet relatief lang over het invullen van deel B (variërend van meer dan twee weken tot zelfs zeven weken). Het dossier ligt dan bij de verantwoordelijke mentor. Actuele rapportage kan dit voorkomen of ten minste verkorten: actieve sturing op doorlooptijd van dossiers die openstaan is wenselijk.
  • De akkoordverklaring van de leerling zorgt soms voor vertraging.
  • De gemiddelde verwerkingstijd op het mbo is ook een vertragende factor. Deze kan verbeterd worden door de DDD’s geautomatiseerd te verwerken.

De volgende stap in het DDD-proces

In de projectaansturing put Intergrip uit de onderzoekscijfers om per regio verfijningen aan te stippen waar nodig. Op deze manier stellen we regio’s in staat om alert te zijn op specifieke knelpunten in het proces van hun scholen. De integratie van het dossier met de daadwerkelijke aanmelding bij het mbo, is ook een stap die we van harte aanbevelen en waar we graag gezamenlijk de schouders onder zetten.

Meer informatie over het onderzoek of regiospecifieke gegevens? Neem contact op met Jos van Rijthoven (j.vanrijthoven@intergrip.nl) of Andries de Vries (a.devries@intergrip.nl).